Rilevazione presenze: il valore aggiunto di un’app per la gestione del personale
La gestione delle presenze dei dipendenti è una delle attività di maggiore importanza per qualsiasi azienda, indipendentemente dal settore di riferimento o dalla dimensione.
Tenere traccia con precisione dei movimenti del personale, e quindi di quando, in quali orari e da dove lavora la singola risorsa, sempre nel rispetto della privacy del lavoratore e delle normative vigenti, permette di evitare problemi che possono avere conseguenze spiacevoli e che risultano difficili da correggere: errori in busta paga, ritardi nei processi, malintesi tra collaboratori e persino contenziosi legati a orari e straordinari.
In un contesto quale quello odierno, in cui l’uso dei sistemi tradizionali come badge e marcatempo risulta nella maggior parte dei casi superato, un’app per rilevare le presenze si rivela uno strumento capace di fare la differenza. Si tratta infatti di un’alternativa pratica e precisa, a proposito della quale in questo articolo vi raccontiamo qualcosa di più.
Badge e marcatempo: strumenti ormai superati, ecco perché
Badge e marcatempo sono sistemi che si possono ormai considerare superati. Se fino a non molto tempo fa hanno rappresentato la soluzione standard per rilevare le presenze in azienda, oggi non è più così.
Ma di cosa si tratta? Parliamo di dispositivi fisici che registrano l’ingresso e l’uscita dei dipendenti, solitamente installati all’ingresso dell’ufficio o dello stabilimento. I loro limiti? Ecco una panoramica di quelli più rilevanti:
- badge e marcatempo sono legati a un luogo fisico. In un’epoca in cui lo smart working e la mobilità sono all’ordine del giorno, l’obbligo di essere in sede per timbrare è ormai diventato un obbligo impraticabile. Occorre poter svolgere tale operazione da qualsiasi luogo, senza vincoli di fisicità;
- i badge possono andare persi o essere dimenticati, mentre i marcatempo possono guastarsi o essere manipolati. Ciò comporta sia un costo che un disagio per l’azienda.
- La gestione di badge e marcatempo è di per sé alquanto articolata, per non dire macchinosa. Necessita di controlli incrociati e, in caso di anomalie, comporta ulteriori attività di verifica per gli addetti del comparto amministrativo.
Infine, i dati raccolti non sempre sono facilmente integrabili con altri sistemi, in particolare i programmi per l’elaborazione delle paghe. Il rischio è quindi di rendere scarsamente efficiente e complesso un processo che invece dovrebbe essere semplice, veloce e affidabile.
Come funziona un’app per rilevare le presenze
Una delle risposte più efficaci alle criticità e limiti di badge e marcatempo è quella messa in campo dalle app per la rilevazione delle presenze.
Si tratta di applicazioni sviluppate per i dispositivi mobile e in quanto tali pensate per smartphone e tablet; permettono ai dipendenti di effettuare la timbratura in maniera semplice e veloce, senza dover essere necessariamente presenti nella sede dell’azienda. È infatti possibile adempiere a tale compito da qualsiasi luogo ci si trovi.
Cosa permette di fare l’app? Una volta che la persona ha cliccato su un pulsante concepito ad hoc, sviluppato secondo una grafica che lo rende di facile individuazione, il software registra l’orario esatto in cui viene effettuata la timbratura e, se stabilito dall’azienda, il luogo da cui viene fatta. Ciò risulta possibile grazie alla geolocalizzazione.
I dati sono immediatamente disponibili online, grazie all’utilizzo del cloud computing, e vengono aggiornati in tempo reale, rivelandosi accessibili da parte delle figure deputate alla gestione del personale, che possono così integrare le informazioni all’interno di compiti come gestione delle ferie, elaborazione delle buste paga, ecc.
Quali sono i vantaggi
I vantaggi di utilizzare un’app per la rilevazione delle presenze sono molteplici. Vediamo quali sono quelli più rilevanti:
- maggiore precisione nella raccolta dati. Ogni timbratura risulta tracciata e verificabile, senza margini per dimenticanze o “aggiustamenti”. Questo si traduce in una gestione più trasparente e in buste paga precise;
- maggiore flessibilità. I dipendenti possono timbrare sia se si trovano in azienda, sia se invece lavorano da remoto oppure sono in trasferta. Non serve disporre un hardware dedicato, né interventi complicati per l’installazione. La persona può adoperare il proprio smartphone.
Da non trascurare poi alcune funzioni avanzate. Parliamo in particolare di:
- avvisi intelligenti. Sono piuttosto utili perché ricordano al dipendente di timbrare ed, eventualmente, di inserire un giustificativo;
- widget sullo smartphone. Questo tool consente di timbrare ancora più velocemente, accedendo dalla schermata principale dello smartphone;
- geofencing. Consente di circoscrivere la zona precisa in cui impostare la timbratura.
Infine, c’è un vantaggio non trascurabile in termini di tempo. Poiché chi si occupa della gestione del personale si trova a effettuare meno operazioni manuali – che sono inoltre più soggette all’errore – si ottiene un’efficienza ottimale nei processi, a fronte di meno problemi da gestire.